tugasx cie jlek

Tugas Sekretaris dala rapat-rapat

Bila pimpinan mengundang rapat, baik dengan orang luar maupun dengan sesame rekan sekerja, mungkin Andalah yang bertanggung jawab mengatur pertemuan tersebut. Demikian pula Andalah yang harus mencatat semua pembicaraan selama pertemuan berlangsung. Di bawah ini dikemukakan beberapa petunjuk yang mungkin akan berguna bagi Anda.

Usahakan agar hari pertemuan diterima oleh semua pihak yang akan mengikuti. Beritahukan kepada semua undangan secara tertulis tentang waktu, hari dan tempat pertemuan. Dalam surat undangan juga perlu disebutkan tujuan rapat.

Bila rapat ini sifatnya resmi seperti Rapat Direksi, Rapat Umum Tahunan, Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dan sebagainya, telitilah hal-hal di Bawah ini :

1.       Apakah terdapat ketentuan atau peraturan tersendiri tentang bagaimana cara membuat pemberitahuan. Berapa lama jangka waktu pemberitahuan harus sudah disampaikan. Untuk Rapat Umum Tahunan, biasanya pemberitahuan harus sudah disampaikan 21 hari sebelumnya, dan untuk pertemuan lainnya antara 7 sampai 14 hari sebelumnya. Pemberitahuan Rapat Resmi harus dilakukan oleh pejabat yang berwenang. Sebagai contoh, Undangan Rapat Umum Tahunan untuk pemegang saham perusahaan harus ditandatangani demikian:

Atas Nama Direksi,

Dewi Novia

(Sekretaris)

2.       Semua peserta rapat harus duduk di kursi masing-masing sebagaimana mestinya.

3.       Peserta yang hadir harus memenuhi jumlah minimum yang ditentukan sesuai dengan peraturan, agar rapat sah (memenuhi quorum).

4.       Prosedur harus direncanakan sedemikian rupa sehingga sesuai dengan peraturan atau anggaran dasar perusahaan.

AGENDA

Agenda adalah daftar program dari berbagai masalah yang akan dibicarakan dalam rapat, yang disusun untuk dilaksanakan. Agenda sedapat mungkin harus Anda persiapkan lama sebelumnya, dan diedarkan kepada semua orang yang akan menghadiri rapat. Tentu saja pengedaran Agenda bisa digabungkan dengan pemberitahuan atau undangan rapat.

Dalam mempersiapkan, Anda harus konsultasi dengan pimpinan. Banyak sekali gunanya kalau Agenda diketik dengan margin kanan yang cukup lebar, untuk memungkinkan para peserta rapat mmbuat catatan. Seringkali agenda pimpinan yang berisi catatannya sangat berguna sebagai pelengkap catatan steno Anda, di waktu anda mengetik kembali notulen. Dalam membuat konsep Agenda harus diperhatikan pula notulen rapat sebelumnya, ini supaya masalah yang menarik perhatian peserta rapat bisa ditempatkan pada waktu yang tepat.

PERSIAPAN RAPAT

Tentu saja segala sesuatu yang merupakan persiapan untuk menyelenggarakan rapat menjadi tanggung jawab anda. Kalau ruangan yang akan dipergunakan bukan ruang kerja pimpinan anda, pemesanan ruangan harus dilakukan lama sebelumnya. Sehari sebelum pelaksanaan rapat Anda harus mengecek kembali ruang yang sudah dipesan, supaya tidak sampai menemui kegagalan.

Periksalah meja rapat yang disediakan, apakah ukurannya sudah memadai. Juga kursi yang tersedia harus cukup (termasuk sebuah kursi untuk Anda sendiri). Air minum dan gelas harus ditempat yang mudah dijangkau, dan pada setiap tempat peserta harus tersedia notes dan potlot.

Tanyakan kepada pimpinan apakah rapat tersebut bersifat sangat resmi. Tanyakan pula apakah perlu menghidangkan jamuan, dan kapan waktunya yang tepat. Untuk rapat ini Anda menyediakan:

1.       Copy ekstra Agenda

2.       Semua dokumen yang berhubungan dengan masalah yang akan didiskusikan.

3.       Buku Notulen atau Notulen sebelumnya

4.       Lembar peraturan, buku referensi dan sebagainya

5.       Buku catatan dan potlot untuk pencatatan steno Anda

NOTULEN

Notulen adalah catatan tentang apa yang berlangsung dalam pertemuan serta keputusan yang dicapai, yang dibuat secara ringkas, jelas dan tepat. Kalau anda diminta mengikuti pertemuan dan membuat notulen, Andalah yang betanggung jawab mencatat segala hal yang penting, dan tentu saja semua keputusan yang diambil. Mungkin banyak diskusi yang bertele-tele, sehingga untuk mencatatnya benar-benar membutuhkan keahlian khusus untuk mengambil inti sarinya yang penting.

Penting sekali mencatat semua perdebatan pro dan kontra terhadap keputusan yang diusulkan oleh sebagian besar anggota. Catatlah apa adanya setiap kata yang dipergunakan untuk menyampaikan suatu resolusi, sekaligus nama pengusul pertama dan pendukungnya.

Disini pengalaman bisa memberikan bantuan yang sangat besar. Untuk memperoleh pengalaman, Anda bisa berlatih sendiri, misalnya dengan membuat notulen kalau ada panel diskusi di TV, atau pada organisasi sosial yang Anda ikuti.

Baik Anda membuat Notulen secara langsung maupun secara didiktekan oleh pimpinan, ketiklah dengan segera setelah rapat usai, selagi persoalan yang didiskusikan masih segar dalam ingatan Anda.

Kalau anda membuat notulen pada rapat yang pesertanya yang tidak anda kenal, cobalah buat denah rapat sebelum pertemuan dimulai lengkap dengan posisi dan nama semua peserta. Ini akan sangat memudahkan kerja anda. Biasanya dalam pertemuan pimpinan duduk dimeja khusus untuk pimpinan di depan, dengan sekretaris di sebelah kanan dan bendahara di sebelah kirinya.

Notulen harus selalu ditulis dengan menggunakan kalimat tidak langsung, tuliskan secara ringkas, sederhana dan jelas. Jangan lupa ketepatan sangat vital. Hindarkan kalimat yang panjang-panjang, sebab dapat menimbulkan salah tafsir dan membingungkan. Notulen seringkali dijadikan pegangan dan informasi bagi orang yang tidak hadir. Ini harus selalu Anda ingat-ingat.

Pada beberapa perusahaan, notulen masih harus disalin kedalam buku notulen dengan tulisan tangan, walaupun cara yang lebih modern bisa dengan diketikdan dibendel dalam buku notulen “lose-leaf”. Cara apapun juga yang anda pakai, mencatat notulen harus dengan member margin kiri yang lebar, ini perlu sekali untuk menuliskan sesuatu, misalnya nomor pasal.